Como Evitar as Interrupções no Trabalho

Costuma ser interrompido muitas vezes no seu trabalho e tem dificuldades em cumprir com as suas obrigações laborais todos os dias? Descubra aqui quais são as interrupções no trabalho mais comuns e como as deve evitar.

Muitas pessoas passam entre 10 e 12 horas no trabalho mas não são suficientemente produtivos. Porque é que isso acontece? Os factores são muitos,, desde não saber gerir bem o tempo, à acumulação de tarefas inúteis, até às malditas interrupções no trabalho.

Estas interrupções são muitas vezes inevitáveis. Umas vezes são as reuniões, as visitas do chefe ou os emails urgentes que é preciso responder rapidamente. Evitar tudo isso vai tornar-nos mais produtivos e render melhor. Em consequência, o trabalho será mais rentável e teremos mais tempo para fazer outras coisas.

Uma das formas de sermos mais produtivos e evitar interrupções é ter uma melhor organização do trabalho. Sem isso não sabemos o que é realmente importante para podermos priorizar as tarefas a realizar. Se esperamos um email urgente então é preciso controlar ou colocar alertas que nos indiquem quando entra o email esperado.

Se a nossa prioridade é entrar nas redes sociais e fazer uma reunião, então deve fazer-se sempre sem perder tempo, marcando quais são os objectivos e fazendo um planeamento prévio.

As tarefas com maior nível de dificuldade podem ser realizadas em primeiro lugar. Desta forma, tiramos um peso de cima de nós e podemos seguir com outras coisas menos importantes ao longo do dia. Para finalizar, iremos ver como foi possível avançar muito mais e não vamos ter uma sensação de estresse, mas de alívio.

Se tocar o telemóvel, podemos felizmente ver quem quer falar connosco. Se sabemos que é alguém com quem vamos estar muito tempo a falar, então o melhor e não atender e deixar esta conversa para o final do dia.

Quando a chamada está relacionada com o trabalho, então aconselho que evite as conversas longas e sem substância. É ir directamente ao ponto da questão e resolver o problema no momento. Se a coisa se alargar, então devemos educadamente dizer que podemos falar noutra altura porque estamos a terminar alguma coisa importante.

É bastante recomendável desactivar as notificações ou colocar o smartphone em modo avião, e até mesmo, em alguns momentos, desligar a Internet no computador se for necessário evitar distracções.

Quando são recebidas visitas também devemos limitar o tempo. O mesmo com as reuniões da empresa. Muitas costumam ser longas e intermináveis. Para evitar isso, deve ser feito um planeamento dos ponto a discutir na reunião, saber o que deve ser decidido em cada momento, oferecer soluções já preparadas e adiar problemas menos urgentes para outras alturas.

Também é importante, tal como nas chamadas telefónicas, evitar pedidos, reuniões e convites que não seja necessários.

Vivemos num mundo repleto de mensagens e notificações (de chats, emails, redes sociais, whatsapp…) que devemos evitar ou atrasar para os tempos mortos, senão estaremos todo o dia a responder a essas mensagens. As redes sociais são boas e necessárias no trabalho, mas precisamos de definir um horário concreto para entrar e interagir com os outros, evitando fazê-lo durante todo o dia.

O correio electrónico será provavelmente o método de comunicação mais importante entre as pessoas, especialmente em contexto de trabalho. Mas quando estamos todo o dia a olhar e a receber emails, o trabajo ficar por fazer.

É recomendável a utilização dos programas de office e outlook onde vemos pequenas notificações dos email recebidos para priorizar e responder apenas aos mais importantes. Outra forma de evitar perder tanto tempo é ler o correio e responder durante a primeira hora da manhã e no final do dia. Durante o resto do tempo devemos evitar o seu uso a não ser que tenhamos de o utilizar para a nossa produtividade diária.

Já vimos quais são as interrupções mais básicas. Por um lado, temos as interrupções de pessoas que podem atrasar o nosso trabalho, tanto se estamos em casa como no escritório. Estas interrupções, devem ser evitadas na sua maioria porque nos costumam desconcentrar na execução do nosso trabalho.

As interrupções tecnológicas, que são cada vez mais fortes e notórias, devem ser evitadas em parte. Ou seja, devemos estabelecer um horário fixo para cada uma delas e depois dedicarmo-nos ao trabalho e ao que é mais prioritário.

No escritório, o próprio ambiente de trabalho pode fazer com que não sejamos suficientemente produtivos. Uma opção é utilizar auriculares para anular o ruído, o que nos vai permitir estarmos mais concentrados nas tarefa.